การจะเริ่มต้นใช้งาน AppSheet ในบริษัท อาจจะเริ่มจากการที่พนักงานไปอ่านบทความเกี่ยวกับ AppSheet แล้วรู้สึกอยากลองเอามาใช้ดู หรือตัวบริษัทเองมีโจทย์ที่อยากจะทำแอปพลิเคชั่นอยู่แล้วในบริษัท แต่กำลังหาเครื่องมือที่เหมาะสมอยู่ จนได้มาเจอกับ AppSheet เลยสนใจอยากจะลองใช้งาน
แต่จากประสบการณ์การได้ไปคุยกับบริษัทที่ไม่มีแผนก IT เลย การจะทำ Application หรือแม้แต่ทำเว็บไซต์ง่าย ๆ ในบริษัทเหล่านั้นเป็นเรื่องใหญ่มาก เพราะทุกคนจะรู้สึกไม่แน่ใจว่า
ทำแล้วจะดีมั้ย ?
ทำแล้วจะมีคนใช้หรือป่าว ?
ทำแล้วจะผ่าน KPI ของบริษัทปีนี้หรือไม่ ?
คนที่เป็นเจ้าของโครงการก็เลยจะเครียดเป็นพิเศษเมื่อต้องเจอโปรเจคที่ตัวเองไม่มีความคุ้นเคยในการบริหารจัดการ
ในบทความนี้เลยจะพามาสำรวจกรณีศึกษาการใช้งาน AppSheet จากบริษัท ที่ ๆ คุณสามารถเห็นตัวอย่างโจทย์ และผลลัพธ์จากการนำ AppSheet ไปใช้ในงานจริง ๆ ได้ ซึ่งรวบรวมมาจากเว็บไซต์ของ AppSheet เองที่นี่
สนใจให้ทีม Datayolk ทำ / แก้ไข AppSheet ให้ ?
ด้วยประสบการณ์การทำ Application ด้วย AppSheet กว่า 3 ปี
เราสามารถช่วยให้คุณมี Application ไว้ใช้ได้ในต้นทุนที่ต่ำ
Environmental Dynamics Inc. เลือกใช้ AppSheet สำหรับไซต์งานที่ไม่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต
Environmental Dynamics Inc. เป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านสิ่งแวดล้อมที่แคนาดา ที่มีหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพ และแนะนำบริษัทที่ทำธุรกิจเกี่ยวกับทะเล และระบบนิเวศ เพื่อให้สามารถผ่านมาตรฐานการประเมินผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมจากรัฐบาลได้
โดยงานหลัก ๆ ของบริษัทนี้คือการส่งพนักงานออกไปตรวจสอบผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่ไซด์งานของลูกค้า ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้การกรอกแบบฟอร์มเพื่อประเมินคุณภาพ และส่งข้อมูลกลับไปที่บริษัทเพื่อสร้างรายงานอีกที โดยเหตุผลที่ทาง Environmental Dynamic Inc. เลือกเอา AppSheet มาใช้ทดแทนกระบวนการทำงานแบบเดิมเพราะ
- AppSheet สามารถใช้ได้ในทุกอุปกรณ์ และระบบปฏิบัติการ (Work on any device)
ความสามารถในการใช้งานของ AppSheet ในการใช้งานได้ในหลาย ๆ อุปกรณ์มีประโยชน์ตรงที่ทำให้พนักงานที่อยู่ไซต์งานที่ห่างไกล ไม่มีโต๊ะหรือเก้าอี้ หรือไฟฟ้าในการใช้คอมพิวเตอร์ในการกรอกข้อมูล ก็สามารถทำงานโดยไม่ต้องรอกลับไปที่ออฟฟิศ - AppSheet รองรับการบันทึกข้อมูลแบบ Offline Mode
ตัวอย่างของกรณีนี้คือ ไซต์งานที่ห่างไกล เช่นกลางทะเลที่ไม่มีสัญญาณโทรศัพท์ การใช้ Offline Mode ใน AppSheet ที่ระบบจะบันทึกข้อมูลในอุปกรณ์ก่อน ก่อนจะค่อย Sync Data เข้าไปที่ฐานข้อมูลอีกทีเมื่อใช้งานอินเตอร์เน็ตได้ - AppSheet ทำให้การกรอกข้อมูลผิดพลาดน้อย แต่รวดเร็วกว่าการกรอกข้อมูลเอง
เนื่องจากบริษัท Environmental Dynamic Inc. ต้องประเมินคุณภาพผ่านการใช้เครื่องมือทางวิทยาศาสตร์ และข้อกำหนดบางอย่าง การใช้ AppSheet จะช่วยลดข้อผิดพลาดได้อย่างเช่น การตั้งค่าแอปพลิเคชั่นให้ต้องกรอกค่าทางวิทยาศาสตร์ที่ต้องกรอกทศนิยม 2 หลักทุกครั้ง หรือ การต้องอัปโหลดรูปไซต์งานทุกครั้งเป็นต้น
บริษัท Environmental Dynamics Inc. ถือเป็นตัวอย่างของบริษัทที่มีการทำงานร่วมกันของหลายทีมในพื้นที่ห่างไกลอย่างกลางทะเล หรือไซต์ก่อสร้างที่ห่างไกล การเลือกใช้ AppSheet ซึ่งสามารถใช้ผ่านอุปกรณ์ไหนก็ได้และรองรับการใช้งานแบบ Offline Mode ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานของทีมงานได้ดี
Supr Daily บริษัทที่มี IT แต่เลือกใช้ AppSheet ในการสนับสนุนงาน Operation
Supr Daily เป็น Startup Company ที่ให้บริการส่งอาหารสด และของใช้ในบ้านที่อินเดีย โดยจะตัดรอบการสั่งซื้อที่ 5 ทุ่ม และส่งของในเช้าตรู่ของวันถัดไป การนัดส่งของในตอนเช้าตรู่ทำให้ลดค่าใช้จ่ายการขนส่งไปได้มาก และเหมาะกับพฤติกรรมของผู้ใช้งานในอินเดีย
แม้ Supr Daily จะให้บริการลูกค้าผ่านการพัฒนา Mobile Application ในการส่งสินค้า และติดตามการขนส่งสินค้าด้วยแผนก IT ของตัวเอง แต่ในช่วงแรกของการเริ่มต้นธุรกิจ ทาง Supr Daily ยังใช้วิธีแบบบ้าน ๆ ในการขนส่งสินค้าคือ ใช้การพิมพ์ใบสั่ง Order เพื่อไปส่งสินค้า ตรวจสอบรายการสินค้า ก่อนส่งกลับมาที่ออฟฟิศ และเมื่อตรวจสอบรายการเรียบร้อยแล้วจึงส่ง SMS กลับไปหาลูกค้าเพื่อยืนยันการขนส่งสินค้า
เมื่อทีมมีการขยายตัว มีลูกค้ามากขึ้น กระบวนการแบบนี้มักเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ตั้งแต่กรอกเอกสารไม่ครบ สื่อสารผิดพลาด และใช้เวลามากขึ้นหากเกิดข้อผิดพลาด ทางแผนก IT ตระหนักข้อผิดพลาดนี้ แต่แผนก IT ก็ไม่ได้มีทรัพยากรมากพอที่จะสร้าง Application สำหรับจัดการงาน Operation ภายในไปพร้อม ๆ กับการพัฒนา Application หลักสำหรับลูกค้าที่มาซื้อสินค้า
Supr Daily ใช้ AppSheet พัฒนาแอปพลิเคชั่นติดตามการขนส่งสินค้า
จนแผนก IT ได้มาเจอ AppSheet ที่เป็น low code development platform และได้ให้แผนกอื่นลองศึกษาการพัฒนา AppSheet ผ่าน AppSheet documentation จนสามารถพัฒนา Application ได้สำเร็จ โดย AppSheet App แรกที่ทาง Supr Daily พัฒนาออกมาก็คือ Application สำหรับติดตามการจัดส่งสินค้า
โดยแผนกจัดส่งจะสามารถตรวจสอบรายการสินค้า และที่อยู่สำหรับการจัดส่งผ่าน Mobile App ที่ทำโดย AppSheet เมื่อจัดส่งเรียบร้อย แผนกจัดส่งสามารถกดจบงานเพื่อแจ้งสถานะการจัดส่งแก่บริษัท พร้อมทั้งส่ง SMS ผ่านระบบ Automation ของ AppSheet (ฟีเจอร์ส่ง SMS ไปหาบุคลลที่ไม่ใช่ App Creator จะใช้ผ่าน Enterprise Plan)
Supr Daily เป็นตัวอย่างที่ดีของบริษัท IT ที่มีแผนก IT ของตัวเองแต่เลือกใช้ AppSheet เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงาน Operation เพื่อให้แผนก IT หลักให้ความสนใจไปที่การพัฒนา Application สำหรับลูกค้าใช้เพียงอย่างเดียว
BHI บริษัทที่สร้าง AppSheet กว่า 115 App ภายในสองปีผ่านแผนกต่าง ๆ ที่เขียนโค้ดไม่เป็นเลย
บริษัท BHI แต่เดิมเป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างเล็ก ๆ ที่มีถิ่นกำเนิดที่ Vernal, Utah ที่เติบโตอย่างรวดเร็วจนสามารถรับงานก่อสร้างทั่วประเทศสหรัฐอเมริกา
ในแรกเริ่มบริษัท BHI มีการวางระบบ IT เองผ่านการตั้ง Server เอง ระบบต่าง ๆ ทำผ่าน VPN และเขียนแอปพลิเคชั่นเพื่อใช้งาน ซึ่งเป็นแอปพลิเคชั่นรุ่นเก่าที่ทำได้แค่เก็บข้อมูลเท่านั้น จนตอนนี้ที่บริษัท BHI มีไซท์งานกว่า 150 ที่ ที่ ๆ ทุก ๆ ที่จะต้องมีการส่งเอกสารรายงานกลับเข้ามาที่ส่วนกลาง ผ่านการใช้ แอดมิน ของไซต์ในการกรอกข้อมูลผ่านระบบเข้าไปที่ศูนย์กลาง เช่น ถ้าลูกค้าของบริษัท BHI ต้องการตรวจสอบคุณภาพงาน (inspection) มากกว่าหนึ่งครั้งในหนึ่งวัน ก่อนที่บริษัท BHI จะมาใช้งาน AppSheet ทางพนักงาน BHI จะต้องทำ่การตรวจสอบผ่านแบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ ก่อนนำไปกรอกข้อมูลใน MS. Excel, MS. Word เพื่อจัดทำออกมาเป็นรายงานส่งให้ลูกค้าในรูปแบบ PDF ผ่านทางอีเมล ซึ่งกระบวนการนี้ ทำผ่านแอดมินและใช้เวลาเกือบ 2 ชั่วโมงในการทำแต่ละครั้ง
BHI ใช้ AppSheet ในการสร้างระบบสร้างเอกสารอัตโนมัติ
แต่ปัจจุบันทางบริษัท BHI เลือกที่จะใช้ AppSheet ในการพัฒนา Application สำหรับการเดินเอกสารในบริษัท ทางพนักงาน BHI สามารถกรอกข้อมูลผ่านโทรศัพท์ในระหว่างที่กำลังทำงาน และอัพเดตข้อมูลลงในฐานข้อมูลทันที เมื่อสรุปข้อมูลเรียบร้อย AppSheet จะใช้ระบบ Automation ในการสร้างเอกสารรายงานในรูปแบบ PDF ส่งอีเมลไปหาลูกค้าเพื่อรายงานผลการทำงาน กระบวนการทั้งหมดนี้เสร็จภายใน 6 นาที (ฟีเจอร์สร้างเอกสาร PDF สามารถทำได้ใน Free Plan ส่วนฟีเจอร์ส่งอีเมลไปหาบุคลลที่ไม่ใช่ App Creator จะใช้ผ่าน Enterprise Plan)
การใช้ AppSheet สำหรับการเก็บข้อมูลและสร้างเอกสารนี้ทำให้ขั้นตอนการทำรายงานจากที่ใช้เวลา 2 ชั่วโมง เหลือแค่ 6 นาที ซึ่งลดค่าใช้จ่ายไปได้ถึง 50,000$ ต่อเดือน (ค่าแรงงาน)
AppSheet เปิดโอกาสให้แผนกอื่นพัฒนาแอปพลิเคชั่นได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องรอแผนก IT
นอกจากนี้เหตุผลที่ทางบริษัท BHI เลือกสร้าง Application ผ่าน AppSheet เพราะเป็นเครื่องมือที่ทำงานแบบ low-code ทำให้แผนกอื่น ๆ นอกจากแผนก IT มีส่วนร่วมในการออกแบบและพัฒนา Application เพื่อพัฒนาระบบงานของตัวเองด้วย
ตัวอย่างที่น่าสนใจได้แก่ ตัวอย่างของโครงการก่อสร้างแผงโซลาร์เซลล์ที่ต้องมีอุปกรณ์ และมาตรวัดพิเศษในการตรวจสอบคุณภาพ ซึ่งแผนก IT ไม่คุ้นเคย และต้องไปศึกษาเพิ่มเติมเพื่อพัฒนา Application ให้ได้ตรงตามความต้องการ
การเลือกใช้ AppSheet ทำให้พนักงานที่เชี่ยวชาญของโครงการที่ไม่มีความรู้เรื่องการเขียนโปรแกรมสามารถเริ่มออกแบบ และพัฒนา Application ได้เองโดยมีแผนก IT คอยสนับสนุนอยู่ห่าง ๆ เพื่อให้สามารถนำ Application ออกมาใช้ได้จริง ด้วยวิธีการนี้ทำให้บริษัท BHI สามารถสร้าง และใช้งาน AppSheet กว่า 115 Application ในเวลาเพียงแค่ 2 ปี
ถอดบทเรียนการใช้งาน AppSheet ในบริษัทใหญ่
จากกรณีศึกษาการใช้งาน AppSheet ในบริษัททั้ง 3 กรณีศึกษา เราสามารถสรุปฟีเจอร์สำคัญที่บริษัทสามารถนำไปปรับใช้ได้ 3 ข้อดังนี้
- ใช้ AppSheet เพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนผ่านการใช้ Automation
ในกรณีศึกษาจะเห็นได้ว่าบริษัทส่วนใหญ่เมื่อทำงานเสร็จแล้ว ต้องทำรายงานส่งลูกค้าเสมอ การนำ AppSheet มาใช้เพื่อช่วยสร้างรายงานอัตโนมัติ ผ่านการแปลงข้อมูลที่บันทึกไว้แล้ว สร้างออกมาในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งทำได้ตั้งแต่ File PDF, MS. Doc หรือแม้แต่ Dashboard ผ่าน Data Studio - ใช้ AppSheet เพื่ออำนวยความสะอาดแก่พนักงานผู้ใช้งาน และลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
ในกรณีศึกษาเราจะเห็นได้ว่าบริษัทเน้นใช้ AppSheet เพื่อบันทึกข้อมูลเป็นหลัก ซึ่งแตกต่างจากวิธีการกรอกข้อมูลแบบเดิมคือ ข้อมูลจะเป็นระบบระเบียบกว่า ผิดพลาดได้น้อยกว่า เพราะมีแบบฟอร์มให้กรอกเหมือน Google Form โดยมีฟีเจอร์อื่น ๆ เช่น เตือนเมื่อกรอกค่าผิด หรือเตือนเมื่อกรอกค่าไม่ครบเป็นต้น - ใช้ AppSheet ในฐานะเครื่องมือพื้นฐานในบริษัท โดยไม่จำเป็นต้องรอผู้เชี่ยวชาญในด้าน IT ในการพัฒนา
ในกรณีศึกษาส่วนใหญ่ที่บริษัทเลือกใช้ AppSheet ก็เพราะพวกเขาสามารถเริ่มศึกษาและพัฒนาได้เอง โดยแผนก IT มีหน้าที่ช่วยเหลือในฟีเจอร์เชิงลึก
เมื่อบริษัทสามารถเริ่มพัฒนา AppSheet ได้เอง ส่งผลให้ต้นทุนในการดูแลต่ำ และพัฒนาออกมาเพื่อใช้งานได้เร็ว
อ่านกรณีศึกษาเกี่ยวกับ AppSheet อื่น ๆ ได้ที่
สนใจเรียน AppSheet กับเรา ?
ไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ AppSheet ด้วยตัวเอง เพียงแค่เรียนคอร์ส AppSheet Intensive Course ผ่าน Facebook Group กับเรา พร้อมให้คำปรึกษาหลังเรียน
รู้หรือไม่
AppSheet มีกลุ่มผู้พัฒนาคนไทยใน Facebook Group แล้วนะ หากคุณผู้อ่านพัฒนา AppSheet แล้วติดปัญหา สามารถสอบถามในกลุ่ม แชร์ความรู้การใช้งาน AppSheet by Datayolk.net ซึ่งเป็นกลุ่มที่รวบรวมนักพัฒนา AppSheet ในเมืองไทยเพื่อสอบถามปัญหาเกี่ยวกับการใช้งาน AppSheet และแบ่งปันเทคนิคในการสร้างแอปพลิเคชั่น
บทความที่เกี่ยวข้อง
Low-Code ทำให้เราสามารถพัฒนาโปรแกรมได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดเลย แต่ในขณะเดียวกันการไม่เข้าใจเรื่องโค้ดดิ้งก็ทำให้มีความเสี่ยงที่เราจะทำโปรแกรมที่ไม่ปลอดภัยออกมา และทำให้เกิดปัญหาในภายหลัง
บทความนี้ จะรวบรวมเทคนิค และปัญหาการใช้งาน AppSheet ที่มีคนสอบถามจาก Facebook Group เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาวิธีการแก้ไขในภายหลัง
AppSheet ช้าแก้ไขยังไงดี ? ในบทความนี้จะแนะนำวิธีการตั้งค่าใน AppSheet ให้ทำงานได้เร็วขึ้นเรียงตั้งแต่จากง่ายไปยากเพื่อให้ผู้ใช้งานกลับมาใช้ AppSheet ได้ดังเดิม
เพราะการใช้ AppSheet ในการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นต้องอาศัยการเขียนสูตร ในบทความนี้เลยจะมาแนะนำสูตรที่ใช้บ่อย ๆ สำหรับมือใหม่มาให้อ่านกัน
