ในช่วงที่สถานการณ์โรคระบาดเริ่มทุเลาลง หลาย ๆ บริษัทในไทยที่ผิดหวังจากการทำงานแบบ Work from Home ก็เริ่มจะมีนโยบาย Back to Office เพื่อกลับมาทำงานในออฟฟิศแบบพร้อมหน้าพร้อมตากันอีกครั้ง ซึ่งสวนกระแสกับในต่างประเทศ ที่ยังคงนโยบาย Work from Home ต่อไป
อะไรคือความแตกต่างระหว่างบริษัทที่ยังเติบโตแม้พนักงานจะ Work from Home กับอีกบริษัทที่มีปัญหากับการทำงานร่วมกันในรูปแบบนี้ แล้ว Notion หรือเครื่องมือกลุ่ม Collaboration Tools จะมาช่วยแก้ปัญหาในส่วนนี้ได้อย่างไรบ้าง เราจะมาหาคำตอบในบทความนี้
Disclaimer: องค์กรของผู้เขียนเริ่มหันมาใช้เครื่องมืออย่าง Notion เต็มรูปแบบในช่วงสถานการณ์ COVID-19 ที่ต้องให้ทุกคน Work from Home เป็นหลัก แต่ไม่ได้หมายความว่าองค์กรที่เริ่มกลับมา Back to office แล้ว จะใช้ Notion ไม่ได้ เพียงแต่องค์กรที่ยัง Work from Home หรือ Remote work อยู่จะได้ประโยชน์จาก Notion มากที่สุด
เข้าใจการทำงานแบบ Work from Home
การ Work from Home หรือการทำงานจากที่บ้าน มีความแตกต่างจากรูปแบบการทำงานปกติที่เป็นการ Work from Office คือรูปแบบการทำงานร่วมกันจะเปลี่ยนแปลงไป ลองนึกภาพง่าย ๆ ว่า ตอนที่ทำงานอยู่ออฟฟิศ การสื่อสารเพื่อทำงานร่วมกันในเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ นั้นง่ายและรวดเร็วมาก เนื่องจากทุกคนในที่ทำงานอยู่ในที่ ๆ เดียวกัน เช่น
- หากเราหลงลืมข้อมูลอะไรบางอย่าง เราสามารถไปถาม Project manager ได้
- หากเราอยากให้ฟีดแบคงานดีไซน์ของทีมกราฟฟิค เราก็แค่เดินไปคุยกับ Designer ได้โดยตรง
จะเห็นได้ว่าการสื่อสารเรื่องเล็ก ๆ น้อยที่ไม่ต้องเข้าประชุม สามารถทำได้ง่าย แต่กลับกันเมื่อบริษัทบังคับใช้นโยบาย Work from Home แล้ว สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นความยากลำบากในทันที
ใครที่เคย Work from Home ในองค์กรที่ไม่ได้ออกแบบการทำงานดี ๆ จะเข้าใจดีว่า การต้องมาสื่อสารเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ตลอดเวลาในเวลางาน (และนอกเวลางาน) มันเสียสมาธิในการทำงานมากขนาดไหน และหลาย ๆ บริษัทอาจจะมีวิธีการแก้ปัญหาเรื่องราวเหล่านี้แตกต่างกันออกไป เช่น
- การตามงานในไลน์ หรือโทรหากันเพื่อสอบถามข้อมูลเล็ก ๆ น้อยตลอดทั้งวัน
- การมี Daily Meeting เพื่ออัพเดต และปรึกษางานกันผ่าน Zoom
- การต้องไปเข้า Join ในห้อง Discord เพื่อว่าเวลามีคนถามอะไร หรือเรียกตาม จะได้ตอบได้ทันท่วงที
อ่านมาถึงตรงนี้ คุณคงสงสัยกันว่า แล้วทำไมเราต้องมาสื่อสารเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ แบบนี้ตั้งแต่แรก ทำไมแต่ละคนหาข้อมูลเกี่ยวกับตัวโปรเจคงานเองไม่ได้ ทำไมต้องมาถามทีมตลอดเวลา ทั้งหมดนี้นอกจากวัฒนธรรมองค์กรแล้ว อีกส่วนนึงเกิดจากปัญหา Information Silo หรือปัญหาที่ข้อมูลบางอย่างที่เกี่ยวกับงานผูกติดอยู่กับคน ๆ เดียว ทำให้เวลาทำงาน ทุกคนจะต้องพึ่งคนนี้คนเดียว (ส่วนใหญ่จะเป็น Project Manager)
ลองคิดดูว่า จะเป็นไปได้มั้ย ที่เราจะมีเครื่องมือกลางที่จะลดการสื่อสารระหว่าง Person to Person ในเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ผ่านการแชร์ข้อมูลเรื่องงานอย่างเป็นระบบ
ภาพที่เกิดขึ้นควรจะเป็นแบบนี้
- เมื่อพนักงานไม่แน่ใจในเรื่อง Timeline ของ Project เราก็จะกลับไปดูข้อมูลนั้น แทนที่จะไปถาม Project Manager
- เมื่อพนักงานทำงานเสร็จแล้ว แทนที่จะถามทีมว่ามีอะไรให้ช่วยมั้ย เขาจะกลับไปดูข้อมูลสล็อตงานที่เหลือแล้วทำต่อเองได้เลย
- เมื่อมีการเปลี่ยนคนทำงาน คนที่มาทำงานแทนไม่แน่ใจเรื่องการติดต่อกับผู้ติดต่อฝั่งลูกค้า แทนที่จะกลับไปถามคนเก่า ก็จะกลับไปดูข้อมูลของลูกค้า
ภาพเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ผ่านการใช้เครื่องมือกลุ่ม Collaboration tools ที่เรียกว่า Notion
Notion คืออะไร ทำไม Notion จะมาช่วยส่งเสริมการ Work from Home สำหรับองค์กร ?
Notion คือเครื่องมืออเนกประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูล แต่ในบริบทของการทำงานร่วมกันในองค์กร Notion เป็นเสมือน Collaboration Tools ที่ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันในองค์กร ผ่านการแชร์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ในอดีตบริษัทใหญ่ ๆ จะมีเครื่องมือรูปแบบนี้อยู่แล้วในชื่อ ERP (Enterprise Resource Planning) , HRP (Human Resource Planning) และอื่น ๆ ซึ่งมีราคาค่อนข้างสูง
แต่แรกเริ่มเดิมทีแล้ว เครื่องมือเหล่านี้ ถูกใช้กับกลุ่มฟรีแลนซ์ หรือพนักงานอิสระที่ถือโปรเจคหลายงาน และอาจจะอยู่กับคนละที่ ไม่มีออฟฟิศเป็นของตัวเอง ดังนั้น Notion จึงเหมาะกับองค์กรที่มีการ Remote work หรือ Work from Home อย่างไม่ต้องสงสัย
นอกจาก Notion แล้วยังมีเครื่องมือในรูปแบบ Collaboration Tools อื่น ๆ อีกเช่น Trello, Asana, Airtable, Miro
Notion ใช้ทำอะไรได้บ้าง ในการทำงานในบริษัท ?
โดยทั่วไปแล้ว Notion สามารถใช้แทนการเก็บข้อมูลแบบเดิม ๆ ที่มีอยู่ในบริษัทได้ทั้งหมด แต่รูปแบบการใช้งานสามารถจัดกลุ่มได้ 3 รูปแบบ
1. ใช้ Notion บันทึกการประชุม หรือฟีดแบคจากลูกค้า
ในการประชุมทุกครั้ง จะมีคน ๆ หนึ่งที่จดบันทึกการประชุมเสมอ ซึ่งบันทึกการประชุมนั้นสำคัญมากตรงที่มันเป็นตัวบอกว่าเรา ‘สัญญา’ หรือ ‘ไม่สัญญา’ อะไรกับลูกค้าไว้บ้าง
การใช้ Notion ในการจดบันทึกการประชุม และฟีดแบคจากลูกค้า จะทำให้ทีมงานเรียนรู้สถานการณ์โดยรวมของโปรเจคได้ดีขึ้น จากที่แต่ก่อนจะรู้มาจากการประชุมภายใน อีกทั้งยังกลับเข้ามาดูรายละเอียดต่าง ๆ ได้โดยง่าย
นึกภาพสถานการณ์ง่าย ๆ ว่า ถ้าเกิดมีพนักงานใหม่เข้ามาดูแลโปรเจคที่มีความซับซ้อนสูง (หรือบางกรณีคือ มีการเปลี่ยนแปลง Requirement บ่อย ๆ) เราสามารถที่จะให้พนักงานใหม่เข้าไปอ่านใน Notion เพื่อให้รู้ถึงรายละเอียดของโปรเจคทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วก่อนการประชุมโปรเจคก็ยังได้
โดยในเว็บไซต์ของ Notion ได้มีการยกตัวอย่างการใช้งานเพื่อบันทึกการประชุม หรือเก็บฟีดแบคจากลูกค้า ใน Template Meeting Notes
2. ใช้ Notion ติดตามงานของทีมในรูปแบบ Kanban board
สำหรับคนที่ทำงานสายไอทีคงจะคุ้นเคยอย่างดี กับการใช้ Kanban Board ซึ่งเป็นเครื่องมือในการทำ Project Management ผ่านการมองแบ่งตัวงาน เป็น Task แยกย่อย แล้วนำงาน (Task) เหล่านั้นมาจัดกลุ่ม และกระจายงานให้ทุกคน วิธีการแบบ Kanban นี้จะช่วยให้แต่ละคนสามารถทำงานประสานกันได้ โดยไม่แย่งงานกัน แต่ยังคงเห็นภาพของงานทั้งหมดได้ (รายละเอียดการใช้แบบละเอียดสามารถอ่านได้ในที่นี่)
โดยในเว็บไซต์ของ Notion ได้มีการยกตัวอย่างการใช้งานในเชิง Project Management ผ่าน Template Todos
3. ใช้ Notion ทำ Company Doc เพื่อเก็บข้อมูลสำคัญที่ทุกคนในองค์กรต้องรู้
ในการทำงานร่วมกัน จะมีข้อมูลบางอย่างที่ทุกคนต้องใช้ร่วมกันเสมอ สิ่งเหล่านั้น เราจะเก็บไว้บน Google Drive หรือ Cloud Storage อื่น ๆ แต่หากข้อมูลเหล่านั้น ไม่ใช่เอกสารนำเสนอ แต่เป็นพวกข้อมูลเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่าง เบอร์ติดต่อของลูกค้า, รายชื่อพนักงานในองค์กร, สวัสดิการประจำปี, วิธีการใช้โปรแกรมพิเศษของบริษัท และอื่น ๆ เราจะเก็บไว้บน Notion เพื่อให้เรียกใช้เข้าถึงได้ง่าย
โดยในเว็บไซต์ของ Notion ได้มีการยกตัวอย่างการใช้งานเพื่อเก็บข้อมูล อย่างเช่น
- Template Company Vision & Mission
- Template Employee Directory
- Template Product FAQs
- Template Engineering Wiki
กรณีศึกษาการทำ Project management ด้วย Notion ของ Datayolk
หากยังไม่แน่ใจว่าถ้าใช้ Notion แล้วจะดีจริงมั้ย เรามีตัวอย่างขององค์กรเราเอง ที่ใช้ Notion ในการทำ Project Management โดยพื้นหลังของ Datayolk คือทีมงานเล็ก ๆ ที่รับงาน Consult & Implement ด้วย Data และ Technology ทำให้รูปแบบงานของเราค่อนข้างจะเป็น Project Based
ซึ่งเมื่อก่อนเราจดโน๊ต หรือสรุปงาน ผ่านการเขียน Note ในไลน์ ร่วมกับการใช้ Google Drive จนค่อยมาใช้ Trello แล้วย้ายมาใช้ Notion จนถึงปัจจุบัน
โดยประสบการณ์การใช้งานจะเป็นแบบนี้
1. ภาพรวมของระบบ Project Management ที่สร้างจาก Notion
เมื่อเข้ามาในหน้าแรก เราจะเห็นโปรเจคทั้งหมด ที่จัดเรียงตามโปรเจคที่อัพเดตล่าสุด
ในส่วนหน้านี้เราสามารถดูข้อมูลของโปรเจคในด้านต่าง ๆ ได้เช่นกดปุ่ม Filter เพื่อดูตามสถานะของโปรเจค โดยโปรเจคจะมี 3 สถานะดังนี้
- Pending โปรเจคที่อยู่ในช่วงคุยสโคปงาน และตกลงเรื่องค่าใช้จ่าย
- Active โปรเจคที่กำลังทำงาน
- Archive โปรเจคที่ทำงานเสร็จสิ้นไปแล้ว
กดปุ่ม Filter อีกตัว เพื่อดูโปรเจคในรูปแบบ Timeline ทำให้เราเห็นว่าช่วงนี้ แต่ละคนทำโปรเจคไหนอยู่
ส่วนนี้ เมื่อมีหลาย ๆ โปรเจค จะมีประโยชน์อย่างมากในการเช็ค Workload ของทีมงาน ว่าหนักเกินไปมั้ย ต้องหาคนมาเพิ่มมั้ย หรือโปรเจคไหน ใกล้จะปิดงานแล้ว ต้องรีบเก็บเงินเป็นต้น
2. เมื่อมีโปรเจคใหม่เข้ามา ให้สร้างโปรเจคใหม่ จาก Template
กรณีที่มีโปรเจคใหม่เข้ามา จะมีคนนึงในทีมที่จะเป็นคนเปิดโปรเจคใหม่ โดยการคลิก สร้างโปรเจคใหม่ จาก Template ที่เตรียมไว้ แล้วกรอกข้อมูลเบื้องต้นของโปรเจค เช่น ชื่อโปรเจค รายละเอียดโปรเจค ผู้รับผิดชอบหลัก ประเภทของโปรเจค และอื่น ๆ เมื่อสร้างโปรเจคในรูปแบบนี้ ตัวโปรเจคจะไปโผล่ที่หน้าแรกโดยอัตโนมัติ
3. เมื่อมี Meeting กับลูกค้า / ทีม ใช้ Notion จดโน๊ตการประชุม
เมื่อเริ่มทำงานไปได้สักพัก จะต้องมีการประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมกับลูกค้า หรือกับคนในทีม เราสามารถใช้ Notion จดสรุปการประชุมได้ผ่าน List board โดยสร้างบันทึกการประชุม แล้วใส่รายละเอียดอื่น ๆ
ข้อดีคือ ทุกคนสามารถเข้ามาช่วยกันจดบันทึก หรือใช้เป็นพื้นที่การคุยเป็นการภายในก็ได้ (คล้าย ๆ กับการกระซิบกัน ตอนทำงานที่บริษัทนั่นล่ะ) ในกรณีที่เป็นการประชุมแบบ Online Conference
4. เมื่อแบ่งงานกันเรียบร้อย ใช้ Notion ในการสร้าง Task และติดตามงาน
และถ้าจะเริ่มทำงานแล้ว เราจะแบ่ง และติดตามงาน ผ่าน Kanban board โดยเราจะลิสต์ Task ที่มีทั้งหมด มาใส่ในช่อง Backlog ในแต่ละสัปดาห์จะมีการหยิบ Task จาก Backlog มาใส่ในช่อง Todo เพื่อตั้งเป้าหมายสิ่งที่จะทำประจำสัปดาห์ และหยิบ Task ไปใส่ในช่อง Doing เมื่อกำลังทำ เมื่อทำเสร็จแล้วจะหยิบ Task ไปใส่ในช่อง Done
ในส่วนนี้ จากประสบการณ์ตรงพบว่า เพื่อน ๆ ในทีมชอบ Kanban board มาก ๆ เพื่อทำให้เห็นภาพรวมของงานที่ต้องทำทั้งหมด ไปพร้อม ๆ กับการเห็นว่าเพื่อนทำอะไรบ้างในแต่ละช่วงของโปรเจค
5. เมื่อโปรเจคเสร็จสิ้น ให้เปลี่ยนสถานะ โปรเจค จาก Active เป็น Archive
เมื่อโปรเจคเสร็จสมบูรณ์ ปิดจ็อบ จ่ายเงินเรียบร้อย เราจะเปลี่ยนสถานะโปรเจคนั้นจาก Active เป็น Archive เพื่อเก็บไว้เผื่อมีการแก้ไขงาน หรือต้องกลับมาสานต่อ
สำหรับใครที่รู้สึกว่ารูปแบบการทำงานในองค์กรตัวเองคล้ายคลึงกับของเรา คุณสามารถก็อปปี้ Notion Template ของเราไปใช้ได้ที่นี่ ซึ่งจะสามารถใช้ได้เหมือนที่เราใช้เลย โดยฉบับที่เราเล่าให้ฟังนี้ เป็นแบบย่อ ในความจริงแล้ว แต่ละโปรเจค เรายังสามารถใส่ส่วน Reflection board ได้อีกด้วย
วิธีการก็อปปี้ Template ไปใช้
ข้อจำกัดของ Notion ในการใช้งานจริงในองค์กร
แม้ว่า Notion จะเป็นเครื่องมือที่องค์กรของผู้เขียนใช้เป็นหัวใจสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ตัว Notion ก็มีข้อจำกัดบางอย่างเหมือนกัน (ที่ทำให้ยังต้องพึ่งพาเครื่องมืออื่น ๆ ประกอบด้วย)
1. Notion เหมาะกับการใช้งานภายใน
แม้ว่า Notion จะมีความยืดหยุ่นหลากหลายในฐานะตัวกลางในการเก็บข้อมูล และเอกสารต่าง ๆ แต่ Notion เหมาะกับการใช้ภายในมากกว่า
โดยผู้เขียนได้มีการพูดคุยกับทีม Project Manager ที่ต้องมีการทำเอกสารให้ลูกค้าซึ่งยังคงต้องใช้ Google Slide, Google Doc เพราะ Format ในการนำเสนอเหมาะสมกว่า (แต่ก็ยังแนบไฟล์เข้ามาใน Notion ได้) ประกอบกับฟังก์ชั่นการ Export PDF (ทำให้ปริ้นหน้าใน Notion เป็น PDF) ยังแสดงผลได้ไม่ถูกต้อง
2. Notion ยังไม่รองรับระบบจัดการสิทธิการใช้งานที่ยืดหยุ่น
ในการใช้งานในองค์กรของผู้เขียนนั้น มีหลาย ๆ ครั้ง ที่มีคนทะลึ่งไปลบ หรือใช้งานผิด ๆ ถูก ๆ ทำให้ทุกครั้ง ๆ ที่มีคนใหม่เข้ามาเริ่มทำงาน ผู้เขียน หรือ Notion Master จะต้องเป็นคนสอนหรือแนะนำการใช้งาน
ทั้งหมดนี้ สาเหตุเกิดจากใน Notion ยังมีระบบจัดการสิทธิการใช้งานไม่ดีพอ โดยใน Notion จะมี Role 3 แบบได้แก่
- Admin
- Member
- Guest
และสามารถกำหนดสิทธิการใช้งานได้ 4 แบบ
- อ่านได้อย่างเดียว
- อ่านและคอมเม้นได้
- แก้ไขได้
- จัดการได้ทุกอย่าง
ซึ่งการกำหนดสิทธิต้องกำหนดแยกตามแต่ละ Page ทำให้ไม่ยืดหยุ่น คนส่วนใหญ่เลยไม่ตั้งค่าสิทธิการใช้งาน และใช้ระบบสอนการใช้งานแทน รายละเอียดเพิ่มเติม สามารถอ่านได้ที่ Notion permission & sharing settings
3. Notion ยืดหยุ่นมาก ทำให้ต้องใช้ไปสักพัก ถึงจะใช้ได้อย่างชำนาญ
เนื่องจาก Notion เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ ที่บางคนอาจจะเอาไว้ใช้จดโน๊ต ทำ Planner แบบส่วนตัว ไปจนถึงใช้งานร่วมกับคนอื่นในบริษัท ทำให้ระบบถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่นมาก ๆ มากจนทำให้บางครั้งการนำไปใช้ในองค์กร อาจจะต้องมีการลองผิดลองถูก และปรับแต่งอยู่บ้างจาก Template
กรณีที่อยากจะปรับแต่งมากเป็นพิเศษ ก็ต้องศึกษา Notion แบบเชิงลึก ซึ่งในระยะหลัง Notion ได้มีสื่อการเรียนรู้ใหม่ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานใหม่ ๆ เรียนรู้ได้เร็วขึ้น โดยสามารถไปดูคู่มือการใช้งานได้ที่ Learn more about advance Notion feature
ทำยังไงให้คนในองค์กรหันมาใช้ Notion ?
หากคุณเริ่มสนใจอยากเอา Notion มาใช้ในที่ทำงานแล้ว หรือเคยลองเอาไปขายให้หัวหน้า / เพื่อนร่วมทีมแล้ว แต่ยังไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควร เรามีเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อให้ทีมหันมาใช้เครื่องมือเหล่านี้มากขึ้น ผ่านขั้นตอนเหล่านี้
เริ่มต้นจากสิ่งง่าย ๆ อย่างการบันทึกสรุปการประชุมในทีมก่อน
เพราะหลายคนอาจจะยังไม่คุ้นชินกับเครื่องมือแบบนี้ ให้เราเริ่มจากการใช้วัตถุประสงค์หลัก วัตถุประสงค์เดียวก่อน เช่น การจดโน๊ตการประชุม วิธีนี้จะทำให้คนในทีมได้ลองเล่น ลองใช้ Notion ไปด้วย
ซึ่งข้อดีของการบันทึกข้อมูลใน Notion คือ การสามารถเก็บข้อมูลเป็นระบบและแสดงผลได้หลายแบบ อย่างการสร้าง Database สำหรับจดบันทึก ทำให้ภายหลังเราสามารถค้นหา จัดกลุ่ม หรือฟิลเตอร์ ตามหมวดหมู่ได้ง่าย
จะเห็นว่าในข้อนี้ คือเริ่มใช้งานจากในทีมของตัวเองก่อน ก่อนที่จะเริ่มโน้มน้าวให้ทีมอื่น ๆ ใช้ตาม โดยผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คือการที่ทั้งองค์กรแชร์ข้อมูลร่วมกันผ่าน Notion
ค่อย ๆ ลดการสื่อสารระหว่างวัน ที่ไม่จำเป็นลง
เมื่อใช้ Notion มาสักพักแล้วให้เราค่อย ๆ ลดการสื่อสารระหว่างวันให้น้อยลง โดยยังคงสามารถสื่อสารกันได้ เพียงแต่ หากมีคำถามเกี่ยวกับเรื่องงานที่สามารถหาคำตอบจากใน Notion ได้ เราจะให้ทุกคนกลับไปหาข้อมูลใน Notion ก่อนเสมอ
วิธีนี้ช่วยสร้างนิสัยของการพึ่งพา Notion ในการหา และรวบรวมข้อมูลก่อนที่จะสื่อสารกับคนในทีม แต่เทคนิคนี้ต้องระวังอย่าให้กลายเป็นบรรยากาศของการห้ามถาม ห้ามพึ่งพากันเด็ดขาด เพราะจะส่งผลต่อ Performance โดยรวมของทีม
ออกแบบ Template ที่ใช้ซ้ำได้ง่าย
เมื่อทุกคนในองค์กรใช้งาน Notion ไปได้สักพัก ความไร้ระบบที่เกิดขึ้นจากการใช้งาน Notion จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่า Notion ไม่น่าใช้อีกต่อไป เช่น ใช้ Notion แล้วหาของไม่เจอ ใช้ Notion แล้วต้องทำ Layout ใหม่ทุกครั้ง ทั้งหมดนี้สามารถแก้ได้ด้วยการสร้าง Notion Template เพื่อการจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบ และเริ่มต้นโปรเจคได้อย่างรวดเร็ว
เรียนรู้เกี่ยวกับการสร้าง Template ที่ How to create Notion template
หาคนดูแลหลักเป็น Notion Master
การที่ระบบใดระบบหนึ่ง จะอยู่คู่กับองค์กรได้นานนั้น เกิดจากการที่ระบบนั้นมีการปรับปรุง และพัฒนาอยู่เสมอ Notion ก็เช่นกัน ที่ต้องการคนดูแลหลักในเรื่องการอบรมการใช้งาน, การให้คำปรึกษาการใช้งาน และ หาข้อมูลเทคนิคใหม่ ๆ มานำเสนอกับคนในทีมอยู่เสมอ
ซึ่งเมื่อใช้งานไปสักพักจะพบว่าแต่ละองค์กร จะมีรูปแบบความต้องการที่ไม่เหมือนกัน หลังจากที่คนใช้ไปได้ซักพักแล้วให้ลองถามความเห็นคนในทีม ว่าเป็นอย่างไร มีส่วนไหนที่อยากให้ปรับปรุง แล้วนำมาพัฒนาต่อไป
โดยคนที่ควรมาเป็น Notion Master หรือผู้ดูแล Notion นี้ ควรจะเป็นผู้ที่ได้รับประโยชน์สูงสุดในการที่มีระบบนี้นั่นก็คือ Project Manager หรือ Management Team นั่นเอง
เรียนรู้เพิ่มเติมผ่าน Notion Community Thailand
สำหรับใครที่อ่านแล้วรู้สึกว่าอยากจะลองนำ Notion ไปใช้ในองค์กรของตัวเอง แต่ยังไม่ค่อยมั่นใจ ทางเราขอแนะนำให้ Join กลุ่มเฟสบุ๊ค Notion Community Thailand โดยในกลุ่มนอกจากจะเป็นการสอบถาม ปัญหาการใช้งานแล้ว ยังมีคนคอยช่วยแนะนำทริคดี ๆ ในการใช้งาน Notion อีกด้วย รวมถึง Official Guide จากทาง Notion เอง
บทส่งท้าย
สุดท้ายนี้ เราหวังว่าบทความจะช่วยเพิ่ม Productivity ในองค์กรของคุณผ่านการใช้ Notion เหมือนที่องค์กรเราเป็น แต่หากคุณผู้อ่านรู้สึกว่าอยากได้รับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Notion ในองค์กร ทาง Datayolk มีบริการให้คำปรึกษา และจัด Workshop การใช้ Notion ในองค์กร สอบถามเพิ่มเติมได้ในส่วนติดต่อเรา
แหล่งอ้างอิง
ที่มาของภาพ illustration บางส่วนมาจาก Media Kit ของ Notion
ขอขอบคุณ คุณ Perapong Hongchaipat ที่มาร่วมแชร์ไอเดียเกี่ยวกับ การนำ Notion ไปใช้ในองค์กร
มีคำถามสงสัยเพิ่มเติม ?
หากคุณสนใจเกี่ยวกับเรื่องที่เราเขียน สิ่งที่เราทำ และโครงการที่เราตั้งใจจะดำเนินงานในอนาคต คุณสามารถติดต่อพูดคุยกับเราได้
บทความที่เกี่ยวข้อง
รวบรวมประสบการณ์ตรงจากคนจบไม่ตรงสาย แต่สามารถทำงานในตำแหน่ง Software Developer ได้สำเร็จ
จะเริ่มเรียน Coding เลือกอย่างไรดี ? ระหว่าง เรียนรู้ด้วยตัวเอง vs หลักสูตรของมหาลัย vs Coding Bootcamp ในบทความนี้จะมาสรุปข้อดีข้อเสียของแต่ละตัวเลือกกัน
Low-Code ทำให้เราสามารถพัฒนาโปรแกรมได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดเลย แต่ในขณะเดียวกันการไม่เข้าใจเรื่องโค้ดดิ้งก็ทำให้มีความเสี่ยงที่เราจะทำโปรแกรมที่ไม่ปลอดภัยออกมา และทำให้เกิดปัญหาในภายหลัง
บทความนี้ จะรวบรวมเทคนิค และปัญหาการใช้งาน AppSheet ที่มีคนสอบถามจาก Facebook Group เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาวิธีการแก้ไขในภายหลัง
