ความเจ๋งของ Spreadsheet (ที่ทุก ๆ คนมักเรียกติดปากกันว่า Excel เพราะคุ้นเคยกับโปรแกรม Spreadsheet บนคอมพิวเตอร์) คือความง่ายในการใช้งาน เราสามารถเห็นข้อมูลที่บรรจุอยู่ในช่อง ๆ เป็นระเบียบที่เรียกว่า Cell ทำให้สะดวกต่อการคำนวณ และหากปรับรูปแบบให้ดูดีขึ้นอีกนิดหน่อย ก็สามารถสร้างเป็นรายงานครบจบได้ในที่เดียว ซึ่งความสะดวกนี้ทำให้เกิดการใช้งานกันอย่างแพร่หลาย
แต่เพราะความง่าย และความสะดวกในการใช้งาน Spreadsheet นี่ล่ะ ที่ทำให้การจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาลบน Spreadsheet นั้นผิดพลาดได้ง่าย จนได้มีคนรวบรวมกรณีศึกษาความผิดพลาดจากการใช้ Spreadsheet ที่เหล่าคนทำงานสาย Data อย่างเรา ๆ เรียนรู้จากความผิดพลาดนี้ได้
เรื่องเล่าความผิดพลาดของการใช้งาน Excel และ Spreadsheet
กรณีศึกษาที่จะเล่าต่อไปนี้ เรารวบรวมมาจาก ฟอรั่มของเหล่าเนิร์ดผู้สนใจศึกษาข้อผิดพลาดของสเปรดชีตแห่งยุโรป (European Spreadsheet Risks Interest Group) ซึ่งมีข้อสรุปอย่างหนึ่งที่น่าสนใจมากคือ
กว่า 90% ของ Spreadsheet ทั้งหมดบนโลกนี้มักจะมี ข้อผิดพลาด อย่างใดอย่างหนึ่ง และ 24% ของ Spreadsheet ทั้งหมดบนโลกนี้มีการใช้สูตรคำนวนผิดพลาด
หนังสือ Humble Pi (Page No. 100)
แล้วความผิดพลาดต่าง ๆ เกิดขึ้นแบบไหนบ้าง ?
สายการบินทำความลับรั่วไหล เพราะใช้วิธีการซ่อนคอลั่มน์
ผลกระทบ: ข้อมูลรั่วไหล
ความเสียหาย: ไม่มีการประเมิน
บริษัทโบอิ้ง ซึ่งเป็นสายการบินระดับโลกได้ทำข้อมูลพนักงานรั่วไหลกว่า 36,000 คน ความผิดพลาดนี้เกิดจากการที่มีคู่สมรสของพนักงานขอข้อมูลเกี่ยวกับตัวพนักงานคนนั้น ซึ่งทางบริษัทก็ได้ส่งข้อมูลพนักงานคนนั้นออกไปตามปกติ แต่ลืมตรวจสอบว่าในชีทมีการซ่อนคอลัมน์ (hide column) ไว้ ซึ่งการซ่อนไว้ไม่ได้แปลว่าลบออก ทำให้เมื่อคู่สมรสดาวน์โหลดไฟล์ออกมา จะสามารถเลิกซ่อนคอลัมน์ และเห็นข้อมูลทุกอย่างที่ซ่อนไว้ได้ ไว้ ซึ่งคอลัมน์ที่ซ่อนนั้นเป็นข้อมูลอ่อนไหว (Personal Sensitive Data) อย่างเช่นเลขที่ประกันสังคม
ทำให้จากความตั้งใจเดิมที่จะส่งข้อมูลพื้นฐานไปยังคู่สมรสของพวกเขา แต่กลายเป็นว่าดันส่งข้อมูลส่วนตัวของพนักงานทุกคนออกไปด้วย (คาดว่าเลขที่ประกันสังคมในที่นี้น่าจะสามารถเชื่อมโยงถึงข้อมูลเงินเดือน การจ่ายภาษี การเคลมประกันได้)
แหล่งข้อมูลต้นทาง: https://www.theregister.co.uk
การตีความทางวิทยาศาสตร์แบบผิด ๆ จากการที่ชื่อไวรัสนั้นเหมือนกับวันที่มากเกินไป
ผลกระทบ: การตีความข้อมูลทางวิทยาศาสตร์อย่างผิดๆ
ความเสียหาย: ไม่มีการประเมิน
เมื่อลองเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาแล้วพิมพ์ข้อความ “MARCH5” ลงไป ถ้าความตั้งใจของเราคือการพิมพ์สิ่งนี้เพื่อให้โปรแกรมบันทึกว่าวันที่ 5 เดือนมีนาคมก็เป็นสิ่งที่ไม่ผิดอะไร
แต่บังเอิญว่าในทางวิทยาศาสตร์มีการตั้งชื่อเอนไซม์ชื่อว่า E3 ubiquitin-protein ligase MARCH5 หรือเรียกสั้น ๆ ว่า MARCH5 ขึ้นมา ทีนี้ถ้าเราเอาชื่อเล่นของเอนไซม์นี้พิมพ์ใน Excel สิ่งที่เกิดคือโปรแกรมจะบันทึกให้เป็น Mar-05 พร้อมกับเข้ารหัสเป็น Data Type แบบ Date ว่า 01/03/2022 ทันที
ปัญหาของกรณีนี้เกิดขึ้นเมื่อนักวิทยาศาสตร์บันทึกชื่อเล่นคือ MARCH5 ของเอนไซม์ตัวนี้แทนชื่อเต็มที่ยาวมาก โปรแกรมจะมองเห็นเป็นข้อมูลประเภทวันที่ (Date type) ทันทีทำให้ชื่อเอมไซม์นี้หายไปเมื่อทำการคำนวนบางอย่าง ซึ่งนักวิจัยจีโนมกลุ่มหนึ่งคิดขึ้นได้ว่า อาจจะมีข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นในวารสารวิชาการอื่น ที่อ้างอิงถึงเอนไซม์ตัวนี้ด้วย ทางนักวิชาการเลยลองสุ่มวารสารงานวิจัยที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลในหัวข้อเกี่ยวกับจีโนมตั้งแต่ปี 2005-2015 พบว่ามีไฟล์เอ็กเซล 987 ไฟล์ที่แปลงชื่อยีนผิดคิดเป็น 19.6% ของไฟล์ทั้งหมด
แหล่งข้อมูลต้นทาง: http://genomebiology.biomedcentral.com/articles/10.1186/s13059-016-1044-7
สำนักงานบริหารการคลังสูญเงินในกองทุนสวัสดิการสังคมเพราะลืมตั้งค่าสกุลเงินใน Excel
ผลกระทบ: การสูญเสียทางการเงิน
ความเสียหาย: สูญเสียเงินประมาณ €750k หรือประมาณ 27 ล้านบาท
สำนักงานบริหารการคลังแห่งชาติของประเทศไอร์แลนด์ได้เข้าซื้อกองทุนเป็นเงินดอลลาร์แต่เมื่อบันทึกข้อมูลลงใน Excel กลับไม่ได้ตั้งค่าสกุลเงิน (Currency) ให้ถูกต้อง ทำให้ชีทนั้นบันทึกข้อมูลเป็นสกุลเงินยูโร (ค่าเริ่มต้นใน Excel)
และเพราะการลืมเปลี่ยนสกุลเงินนี่ล่ะ ที่ทำให้พนักงานเข้าใจผิด และตัดสินใจเรื่องการซื้อขายผิดพลาดทำให้ขาดทุนเป็นเงิน €750k
แหล่งข้อมูลต้นทาง: https://www.rte.ie/news/business/2019/1126/1095303-human-error-cost-ntma-750-000-on-an-investment/
ลืมใส่ตัวเลขใน Excel ทำให้สูญเงินไปกว่า $400,000
ผลกระทบ: เสียผลประโยชน์
ความเสียหาย: $400,000
จะเป็นอย่างไรถ้าเรารู้ว่ารัฐบาลตั้งราคาขายพันธบัตรรัฐบาลต่ำกว่าต้นทุน ?
เทศบาลเมือง West Baraboo ประเทศสหรัฐอเมริกาเคยออกพันธบัตรอายุ 10 ปี แล้วได้รู้ความจริงว่าพวกเขาจ่ายปันผลมากเกินไปเป็นจำนวนเงิน $40,000 มาตลอด 10 ปี สาเหตุก็เพราะลืมใส่ข้อมูลในเซลล์นึง ซึ่งเซลล์นั้นควรนำมาบวกรวมกับข้อมูลที่คำนวณแล้วก่อนหน้า ถึงจะเป็นต้นทุนที่แท้จริงของพันธบัตร การลืมแบบนี้ทำให้ผลรวมตัวเลขของต้นทุนพันธบัตรนั้นน้อยกว่าที่ควรจะเป็น (ซึ่งถูกนำมาใช้ในการตั้งราคาธนบัตร) ผลที่เกิดขึ้นคือเทศบาลนี้เสียผลประโยชน์เพราะขายพันธบัตรถูกเกินไป
แหล่งข้อมูลต้นทาง: https://www.wiscnews.com/community/baraboonewsrepublic/news/local/article_7672b6c6-22d5-11e1-8398-001871e3ce6c.html
เหตุเกิดเพราะ Copy & Paste ในการใช้งาน Excel Spreadsheet
ผลกระทบ: ข้อมูลผิด
ความเสียหาย: ความเข้าใจผิดในข้อมูลสาธารณะ
ธนาคารกลางสหรัฐอเมริกา (Federal Reserve) ได้เปิดเผยข้อมูลสินเชื่อบริโภค (Consumer Credit G.19) แต่ไฉนตัวเลขไตรมาสสุดท้ายของปี 2010 เหมือนกันทุกเดือนเป๊ะ ๆ ล่ะ ทำให้คนหลายคนสงสัยว่าเกิดอะไรขึ้นกับพฤติกรรมการบริโภคของผู้คน ?
เรื่องนี้จริง ๆ แล้วไม่ใช่ความบังเอิญหรือพฤติกรรมบริโภคไม่เปลี่ยนแปลงหรอกแต่เพราะความผิดพลาดจากการ Copy & Paste ข้อมูลต่างหาก ซึ่งในเคสนี้คาดว่าผู้ทำข้อมูลต้องการใช้การจัดรูปแบบเอกสารให้ชื่อ คอลัมน์ต่าง ๆ เหมือนกันเพื่อความเรียบร้อยจึงคัดลอกไฟล์เดิมหลาย ๆ อัน แต่ลืมเปลี่ยนข้อมูลให้ถูกต้องทำให้ข้อมูลหน้าตาเหมือน ๆ กันหมด
แหล่งข้อมูลต้นทาง: http://www.zerohedge.com/article/blatant-data-error-federal-reserve
เพราะเสี่ยงแบบนี้… ใช้ Spreadsheet กับการนับคะแนนการเลือกตั้ง
ผลกระทบ: ความผิดพลาดแบบไม่ได้ตั้งใจหรือทุจริต ?
ความเสียหาย: นับคะแนนเลือกตั้งผิด
ในการเลือกตั้งมาเลเซียปี 2017 ได้เกิดปรากฏการณ์คะแนนผู้สมัครหลาย ๆ คนเท่ากันแบบมีแพทเทิร์นคือ คะแนนผู้สมัครหมายเลข 31 ถึง 38 ดันเท่ากับ หมายเลข 61-68 ซึ่งเคสนี้ก็ไม่น่าจะใช่ความผิดพลาดของโปรแกรมแต่ด้วยความเขินที่ถูกจับได้ กกต. มาเลเซียเลยโทษว่าเกิดความผิดของ Excel ซะเลย แม้กรณีสุดท้ายที่ยกมาเล่าจะไม่ใช่ความผิดพลาดของการใช้งาน Excel สักทีเดียวแต่เป็นเพราะการฉวยโอกาสจากการใช้คนบันทึกข้อมูลในชีทตรง ๆ หรือที่เรียกว่า Manual data entry
แหล่งข้อมูลต้นทาง: ลิ้งถูกนำออกไปแล้ว
เราจะหลีกเลี่ยงความผิดพลาดจากการใช้งาน Excel หรือ Spreadsheet ได้อย่างไร ?
การเขียนสูตรผิด ทำให้โปรแกรมคำนวณผิดพลาด
เรื่องเล่าของการใช้ Spreadsheet หรือ Excel ที่ผิดพลาด เมื่อตรวจสอบแล้วมักพบว่าเกิดจากความผิดพลาดในการคำนวณ แม้ตัวโปรแกรมจะมีตัวช่วยในการตรวจสอบการใช้ตัวแปร การใช้สัญลักษณ์ที่ผิด แต่โปรแกรมไม่สามารถช่วยตรวจสอบความสมเหตุสมผลของสูตรคำนวณได้ ฉะนั้นอย่าลืมตรวจสอบสูตรที่ใช้ในโปรแกรมบ่อย
การใช้คนกรอกข้อมูลตรง ๆ (Manual Data Entry)
การใช้โปรแกรมแบบนี้เพื่อบันทึกข้อมูลแบบใช้คนกรอกข้อมูลโดยตรง (Manual Data Entry) ทำให้เกิดความผิดพลาดได้หลายแบบทั้งการกรอกข้อมูลผิด ทั้งโปรแกรมตั้งค่าการอ่านข้อมูลอย่างหนึ่งไว้แต่ข้อมูลของเรามีชื่อที่กำกวมทำให้แปลงข้อมูลเป็นอีกแบบ รวมถึงลืมอัพเดตตัวแปรคงที่ต่าง ๆ อย่างการทำ Hard Coding ทำให้สูตรคำนวณไม่อัปเดต สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ทั้งสิ้น ถึงอย่างไรโปรแกรม Excel Spreadsheet ก็มีประโยชน์มาก เราควรระมัดระวังความผิดพลาดจากการคำนวณและลองใช้แอปพลิเคชันเพื่อช่วยเก็บข้อมูลแทนใช้คนการกรอกจะลดความผิดพลาดได้
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
ภาพหน้าปกจาก Image by yanalya on Freepik
กลุ่มผู้สนใจศึกษาข้อผิดพลาดของสเปรดชีตแห่งยุโรป (European Spreadsheet Risks Interest Group)
อยากมาทำงานสาย Data ใช่มั้ย?
เรามี Workshop Data Interview ที่จะช่วยคุณเตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์งาน ผ่านการทำ Case Interview
บทความที่เกี่ยวข้อง
มาเรียนรู้การใช้ Google Sheet Query Function ผ่านการฝึกวิเคราะห์ข้อมูลแพลตฟอร์ม Food Delivery กันเถอะ
เคยสงสัยกันไหมกันว่า Data Analyst ในชีวิตจริงพวกเราทำงานกันอย่างไร ? ในบทความนี้จะชวนมาวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรม SQL ในธีม “Customer Review”
จากการวิเคราะห์ข้อมูลบนเว็บไซต์ Science Publisher ที่ให้บริการขายลิขสิทธิ์บทความวิจัยทั่วโลก ในหนึ่งปีจะมีบทความที่ขายในเว็บไซต์นี้อย่างต่ำก็ 600 บทความ มูลค่ารวมทั้งปีจะอยู่ราว ๆ 100 ล้านบาท
เคยสงสัยกันไหมกันว่า Data Analyst ในชีวิตจริงพวกเราทำงานกันอย่างไร ? ในบทความนี้จะชวนมาวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรม SQL ในธีม “Car Dealer”
