เริ่มต้นปีใหม่ หลาย ๆ บริษัทก็เริ่มให้พนักงานตั้งตัวชี้วัด (KPIs) การทำงานประจำปีนี้ของแต่ละคนกันแล้ว เป้าหมายของปีนี้ของบางคนก็อาจจะเริ่มจากสิ่งที่ค้างคาตั้งแต่ปีก่อน ๆ แต่บางคนก็อาจจะอยากลองริเริ่มอะไรใหม่ ๆ
ถ้าได้ข้อมูลที่ผลลัพธ์การดำเนินการของบริษัทที่ผ่านมาก็จะช่วยให้พนักงานของเรามีทิศทางการทำงานในปีนี้ที่ดีขึ้น วิธีหนึ่งที่สามารถทำได้คือการส่ง Monthly Report ให้กับพนักงานทุกคน เชื่อว่าการรับรู้ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้พนักงานของเรารู้สึกมีส่วนร่วมและ ปีนั้นเป็นปีที่มีความหมายกับพนักงานคนนั้นที่จะได้ลองปรับรูปแบบการทำงานใหม่ให้ดียิ่งขึ้น
Monthly Report คือผู้ช่วยสำคัญ เมื่อเราต่างให้คุณค่ากับผลลัพธ์มากขึ้น
เพราะความชอบในงานที่ทำ
ไม่ใช่แรงขับเคลื่อนเดียวที่ทำให้เราอยากจะมาทำงานในทุก ๆ วัน
- หลาย ๆ ครั้งเรามักตั้งคำถามว่ามีใครได้ประโยชน์จากงานที่เราทำบ้าง ?
- ทักษะที่เรามีจะสนับสนุนเพื่อนร่วมงานของเราอย่างไร ?
- หรือถ้าเราสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้จะช่วยให้แผนกเรามีเวลาคุณภาพเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ ?
คำถามเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าเราความสำคัญกับคุณค่าของส่วนรวมที่มากกว่าการได้ทำในสิ่งที่ชอบที่เป็นเรื่องส่วนตัว
สำหรับปีใหม่ปีนี้ “การทำ Monthly Report ให้พนักงานทุกคน” ควรจะเป็นหนึ่งในเช็คลิสต์ที่ทุกองค์กรควรจะมี
ในบทความนี้เราจะมาเล่าถึง 7 เหตุผลที่บริษัทจะได้ประโยชน์หากส่ง Monthly Report ให้พนักงานในทุก ๆ เดือน
Disclaimer: สำหรับแนวทางการทำ Monthly Report ในบทความ มาจากมุมมองของผู้เขียนที่ทำงานในบริษัทเอเจนซี่ ซึ่งแต่ละบริษัทอาจจะต้องการรายงานประจำเดือนที่แตกต่างกันออกไป
ทำไม Monthly Report ที่ทำงานถึงไม่เวิร์ค
เคยมั้ย? ที่ได้รับอีเมล์ที่มีหัวข้อที่มีคำว่า “Monthly Report” หรือรายงานประจำเดือน แล้วเลื่อนผ่านไป หรือมากที่สุดก็แค่เปิดอ่านแบบผ่าน ๆ เพราะเนื้อหาต่าง ๆ ไม่เกี่ยวข้องกับเราซักเท่าไหร่ จะดีกว่ามั้ยถ้า Monthly Report ให้รายละเอียดที่เกี่ยวกับผลการดำเนินงานในเดือนนั้น ๆ ที่เชื่อมโยงไปยังแผนการดำเนินงานของแต่ละฝ่ายได้
เนื้อหาในรายงานอาจแบ่งจากผลประกอบการที่เป็นตัวเงิน (Financial) และที่ไม่ใช่ตัวเงินอย่างกิจกรรมการดำเนินงาน (Operation) หรือจะแบ่งจากผลการดำเนินงานที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ (Billing) และส่วนที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าไม่ได้ (Non-billing) ซึ่งเราคุ้นเคยกับแบบที่สอง ในบทความนี้จึงขอใช้รายงานที่นำเสนอข้อมูลที่เป็น Billing และ Non-billing เป็นตัวอย่าง
ทำไมถึงเราใช้ตัวอย่างนี้ ? เพราะรูปแบบงานที่เราทำอยู่ในสายงานเอเจนซี่ที่มีรายได้จากลูกค้าที่จ้างงานเรา ดังนั้นการวัดผลแบบง่าย ๆ จึงมาจากงานที่ทำให้สามารถเก็บเงินจากลูกค้าโดยตรงได้หรือไม่ ? หรืองานบางอย่างไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้แต่ต้องมีการลงทุนพัฒนาทีมภายในเช่น ทำอย่างไรให้ทีมไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนเพื่อให้ work-life balance เกิดขึ้นได้จริง งานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ก็มีความสำคัญนะเพราะหลาย ๆ อย่างมีเป้าหมายเพื่อให้บริษัทมีทิศทางการเติบโตที่ชัดเจน และทีมงานก็แฮปปี้กับงานจริง ๆ
ควรเห็นอะไรบน Monthly Report
ก่อนอื่นทำไมต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวกับการเงินล่ะ ขอไม่เปิดเผยได้รึเปล่า ? คำตอบคือได้นะ เพราะเหตุผลหลักของการมีข้อมูลทางการเงินจะมีอยู่ 2 ข้อด้วยกัน
ข้อแรกในบริษัทที่ต้องมีการทำงานแบบ Partnership ให้กับลูกค้าหลายเจ้า มีหลาย ๆ ครั้งที่เราต้องจ่ายเครดิตให้กับลูกค้าไปก่อนแล้วค่อยเรียกเก็บเงินกับลูกค้าทีหลัง การมีรายงานนี้จะช่วยทำให้ฝ่ายการเงินอัพเดตสถานะการรับ-จ่าย และประเมินความเสี่ยงทางการเงินของบริษัทได้มีประสิทธิภาพ
ข้อที่สองลูกค้าที่เป็นองค์กรขนาดใหญ่มักจ่ายค่าจ้างให้กับฟรีแลนซ์และบริษัทที่รับช่วงงานจากการคำนวณ Man X days ดังนั้นข้อมูลนี้ก็เพื่อช่วยให้ฝ่าย HR สามารถปรับปรุงระยะเวลาการทำงานที่เหมาะสมให้กับพนักงาน รวมถึงการหาพนักงานเพิ่มเพื่อป้องกัน Work load
แล้วทำไมต้องมีรายงานที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าไม่ได้ (Non-billing) ส่วนนี้มีไว้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในหรือวิจัย พัฒนาโครงการใหม่ ๆ มีไว้เพื่อให้พนักงานได้ลองปรับปรุงกระบวนการทำงานหรือทดลองอะไรใหม่ ๆ ที่สามารถแปลงผลลัพธ์ออกมาได้
ทั้งนี้รายงานของบริษัทมักมีรายละเอียดที่ทำให้เข้าใจคลาดเคลื่อนได้ดังนั้นจึงควรนำเสนอภาพใหญ่และแต่ละแผนกอาจจัดทำรายงานที่ให้รายละเอียดที่สำคัญกับฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องในการช่วยติดตามความคืบหน้าที่ดูแลอยู่และเห็นช่องว่างในการเข้าไปพัฒนาต่อ ความท้าทายของการทำ Monthly Report คือการหาตัวชี้วัด (Metric) ที่เหมาะสมโดยเฉพาะตัวชี้วัดที่แสดงถึงคุณภาพ ซึ่งกระบวนการออกแบบตัวชี้วัดก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่บริษัทควรปรับปรุงในทุก ๆ ไตรมาสหรือทุกปีให้มีความสมเหตุสมผล
พนักงานจะได้รับอะไร จากการอ่าน Monthly Report
การทำ Monthly Report ควรเป็นหน้าที่ของใคร ? ถ้าแต่ละแผนกมีรายงานของฝ่ายตัวเองอยู่แล้วการรวบรวมรายงานประจำเดือนจะเกิดได้ง่ายขึ้น แต่ถ้าไม่มีใครทำหน้าที่นี้ก็ควรมอบหมายให้เป็นผู้ที่ต้องใช้ข้อมูลภาพกว้าง ส่วนถ้ายังลังเลอยู่ว่าจะทำ ไม่ทำดี เราลองมาฟังข้อดี 7 ข้อของการทำ Monthly Report กันเถอะ
1. พนักงานทุกคนมีความเข้าใจในสถานการณ์เดียวกัน
ทุกครั้งที่เรามีการประชุมกับมักมีการจดโน๊ตสรุปหรือการใช้ Kanban Board เพื่อทำให้แน่ใจว่าเราอยู่บนหน้ากระดาษเดียวกัน (People are on the same page) สำหรับ Monthly Report ก็เช่นกัน นอกจากเราจะรู้ความเคลื่อนไหวของฝ่ายอื่น ทีมอื่นภายใต้โครงการเดียวกัน ทุกคนจะรู้สึกถึงความมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในองค์กรมากกว่าการรู้เฉพาะงานที่ตัวเองได้รับมอบหมาย ซึ่งข้อมูลนี้จะเข้ามาสนับสนุนในการวางแผนงานของอนาคตหรือช่วยให้เกิดไอเดียในการสนับสนุนการทำงานของทีมอื่นได้
2. ช่วยฝึกฝนทักษะการอ่านข้อมูลซึ่งจำเป็นต่อการวางแผนงานของทุกตำแหน่ง
ทักษะการอ่านข้อมูลหรือ Data Literacy เป็นสิ่งที่ช่วยให้เกิดความสงสัย (Curiosity) นำไปสู่การตั้งคำถาม (Questioning) ซึ่งเป็นสัญญาณที่ดีของการใช้เหตุผลมากกว่าสัญชาตญาณ สิ่งที่ควรอยู่ใน Monthly Report จึงต้องทำให้ข้อมูลสามารถอ่านได้ แต่หลาย ๆ ครั้งก็มักถูกสัญชาตญาณเข้ามามีอิทธิพลต่อการตัดสินใจอยู่ดี สิ่งที่ต้องควรตรวจสอบใน Monthly Report ก็คือรายงานนี้ถูกออกแบบมาให้ผู้อ่านทำงานกับข้อมูลได้มั้ย ? (Work on Data)
ลองดูรูปแบบการแสดงผลข้อมูลในรายงานดูว่า
เราใช้กราฟเหมาะสมกับข้อมูลหรือไม่ ?
รูปแบบการแสดงผลอ่านยากไปรึเปล่า ?
หรือบางทีเราควรให้ความรู้เรื่องการอ่านข้อมูลกับพนักงานให้มากยิ่งขึ้น ?
ดังนั้นก่อนที่จะส่งรายงานออกไปควรลองอ่านข้อมูลดูก่อนว่าถ้าหากเราเป็นคนทำงานนี้ เราจะสามารถใช้ประโยชน์จากรายงานนี้ได้จริงหรือไม่ ? ถ้าไม่แน่ใจลองเก็บข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานแล้วค่อยมาปรับปรุงใน Monthly Report ก็ได้นะ
3. ติดตามความคืบหน้าของโครงการแต่ละโครงการได้ง่ายขึ้น
ข้อนี้จะเป็นหัวใจสำคัญของการทำ Monthly Report เลยทีเดียว ในเนื้อหาของรายงานนี้จะใช้เพื่อเชื่อมโยงให้กับทั้งคนในก็คือทีมของเรากับลูกค้าในการบอกเล่าสถานะโครงการและสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการดำเนินกลยุทธ์นี้ลงไปเพื่อสร้างเป็นองค์ความรู้ให้กับหัวข้องานอื่น ๆ ถัดไป
มีงานวิจัยของหัวข้อ “Theory and Practice of the Design of Monthly Reports” โดยสำนักพิมพ์ Scientific Research ที่ไปสำรวจรายงานประจำเดือน (Monthly Report) ใน 7 บริษัทพบว่าปัญหาส่วนใหญ่คือผู้ออกแบบรายงานไม่สามารถทำรายงานให้ตอบโจทย์ผู้ใช้ข้อมูลได้ เหตุผลสำคัญคือผู้ทำข้อมูลคุ้นเคยกับการใช้ตารางหรือกราฟให้ทำหน้าที่ในการเล่าเรื่องเอง โดยที่ยังขาดคำอธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในกราฟนั้น ๆ
มีส่วนที่น่าสนใจในงานวิจัยนี้คือมาลองดูกันว่าบริษัทที่สำรวจมานี้ทำรายงานประจำเดือนกี่หน้ากันแล้วเนื้อหาใช้รูปแบบการเล่าเรื่องยังไง ? จากงานวิจัยพบว่ามีตั้งแต่ 5 หน้าถึง 295 หน้าเลยทีเดียว ซึ่งส่วนใหญ่ก็ใช้ตารางเพื่อแสดงข้อมูลนั่นล่ะ
4. ช่วยเตือนสติว่าเราหลงลืมอะไรไปรึเปล่า ?
รายงานเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การอ่านข้อมูลในภาพรวมง่ายขึ้น ก่อนที่จะมาประกอบร่างเป็นกราฟและข้อความที่ผ่านการวิเคราะห์มาอย่างดีก็ต้องมีการเก็บข้อมูล ซึ่งในหลาย ๆ อุตสาหกรรมจำเป็นต้องเปรียบเทียบประสิทธิผลในแต่ละช่วงเวลา
สมมติว่าลองเอายอดขายของเดือนนี้ในปีที่แล้วเปรียบเทียบกัน ทำให้เราสามารถเปรียบเทียบย้อนกลับไปว่าเมื่อทำแบบนี้ จะได้ผลลัพธ์แบบนี้ ทำให้เราใช้ข้อมูลนี้เตือนความจำเพื่ออธิบายเหตุการณ์ที่อาจเป็นผลให้กับยอดขายของเดือนนี้ได้
5. แจ้งเตือนให้ทุกฝ่ายเฝ้าระวังตัวชี้วัดสำคัญประจำเดือน
ข้อดีของรายงานประจำเดือนทำให้เรามองเห็นภาพการเปลี่ยนแปลงได้ชัดเจน เมื่อเราดำเนินงานแบบเดิมกับเดือนที่ผ่าน ๆ มาแต่ทำไมยอดขายกลับไม่เติบโตในสัดส่วนเหมือนกับที่ผ่านมาล่ะ ?
อาจเป็นเพราะถึงเวลาแล้วที่เราต้องปรับปรุงมาตรชี้วัด (Metric) เพราะกลยุทธ์ในเดือนนี้ไม่ได้สร้างผลลัพธ์ที่ดีเหมือนที่คิดไว้ อาจจะเป็นเพราะมีการเพิ่มสินค้าใหม่ และกลุ่มลูกค้าที่เปลี่ยนไป ช่องทางขายที่เปลี่ยนไป ถ้าใครที่มีช่องทางการขายออนไลน์ที่มีการเปลี่ยนแปลงอัลกอรึทึมอยู่ตลอดด้วยแล้ว การที่เราเฝ้าระวังตัวชี้วัดตลอดเวลา จะทำให้เราเติบโตไปกับช่องทางการขายออนไลน์เหล่านี้ได้
6. ป้องกันความคลาดเคลื่อนของข้อมูลที่จะนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาด
ถ้าเราละเลยการทำ Monthly Report แล้วมีแค่รายงานประจำปีจะเกิดข้อผิดพลาดได้มากกว่า เช่น ข้อมูลตกหล่น และขาดการมองเห็นในช่วงเวลาสั้น ๆ หลาย ๆ ครั้งการนำเสนอข้อมูลประจำปีจะใช้การนำเสนอข้อมูลทั้ง 12 เดือนโดยที่ไม่มีข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละวันและสัปดาห์ทำให้มองไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเพียงเล็กน้อย กว่าจะรู้ก็เกิดความผิดพลาดแบบสะสมจนแก้ไขได้ยาก
อีกเหตุผลนึงก็คือกลยุทธ์การดำเนินงานบางอย่างควรมีการปรับปรุงในระหว่างปีเพื่อให้แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแบบทันท่วงที ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นอาจจะเป็นอุปสรรคใหญ่หรือเรื่องเล็กน้อยก็ได้ แม้ว่าในหลาย ๆ ครั้งปัญหาจะอยู่ระดับภายในส่งผลให้ทีมต้องจัดการกับปัญหาจุกจิก แต่การมีข้อมูลจะช่วยให้ทีมงานกล้าที่จะจัดการปัญหาได้
7. รู้ก่อน เริ่มต้นได้เร็วกว่า
องค์กรหลาย ๆ ที่เริ่มจะทำให้แสดงผลข้อมูลเรียลไทม์มากขึ้น แต่ไม่ใช่ทุกที่ที่จะทำได้หรือ ไม่มีความจำเป็นต้องทำให้เกิดขึ้นเดี๋ยวนั้นเพราะธุรกิจที่มีปริมาณข้อมูล (Volume) ไม่ถี่หรือไม่ต้อง Monitor ตลอดเวลาก็ไม่จำเป็นต้องลงทุนให้ข้อมูลแสดงผลแบบวินาทีต่อวินาที
ถึงแม้จะติดตามข้อมูลได้ตลอดเวลาแต่การต้องยอมรับข้อจำกัดว่าต้องลดทอนประสิทธิภาพการวิเคราะห์ข้อมูลออกไปเพราะกว่าข้อมูลจะอยู่ในการแสดงผลแบบภาพจะต้องมีการวางระบบฐานข้อมูลที่ดี ถ้าลองเปลี่ยนให้การแสดงผลช้าลงอีกนิดเช่นแสดงผลรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนแทนแต่สามารถสร้างรายงานให้เหมาะสมกับการใช้วิเคราะห์ต่อจะเป็นประโยชน์ต่อในการเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ใหม่ ๆ
ถ้ายังไม่มีไอเดียว่าจะนำเสนออะไรในรายงานเพื่อให้เกิดผลต่อต่อฝ่ายวิเคราะห์ข้อมูลลองใช้สัดส่วนตามนี้ แล้วลองปรับสัดส่วนที่เป็นตัวเลขทางการเงินกับการดำเนินงานให้เหมาะสมดูนะ
เริ่มทำ Monthly Report ยังไงดี ?
สำหรับผู้อ่านที่ต้องการทำ Monthly Report ครั้งแรกหรืออาจจะเคยทำแล้วแต่ก็ยังไม่เวิร์คก็อย่าพึ่งล้มเลิกไปเลยนะ เราเชื่อว่ามีหลายคนที่เกิดปัญหาหรืออยากจะทดลองทำบางอย่างกับงานแต่ไม่แน่ใจการมี Monthly Report นี้จะช่วยได้มั้ย ให้ลองคิดซะว่าการพัฒนา Monthly Report ก็เหมือนกับการพัฒนาเว็บไซต์
ถ้าไม่รู้จะเริ่มยังไงเริ่มจากการเก็บคำถามจากเพื่อนร่วมงานของเราและลองทำเวอร์ชั่นแรกออกมา ลองนำเสนอให้คนในทีมฟัง แล้วเก็บฟีดแบคในพัฒนาต่อ และถ้าหากว่าควรใช้เครื่องมืออะไรในการทำรายงานดี ? เริ่มจากเครื่องมือที่ถนัดก่อนได้เลยไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือ Microsoft ทำขึ้นมาก่อน เมื่อเป็นรูปเป็นร่างก็มาลองใช้ Dashboard ในการนำเสนอกัน เพราะข้อดีคือการอัพเดตข้อมูลใหม่ ๆ โดยที่ไม่ต้องสร้างรายงานใหม่ เครื่องนี้จะช่วยให้การพัฒนางานไหลลื่นมากยิ่งขึ้น
ครั้งหน้าจะมาลองทำ Dashboard สำหรับพนักงานออฟฟิศทุกตำแหน่งที่อยากทดลองเล่าเรื่องด้วยข้อมูลกัน 🙂
มีคำถามสงสัยเพิ่มเติม ?
หากคุณสนใจเกี่ยวกับเรื่องที่เราเขียน สิ่งที่เราทำ และโครงการที่เราตั้งใจจะดำเนินงานในอนาคต คุณสามารถติดต่อพูดคุยกับเราได้
แหล่งอ้างอิง
ภาพประกอบจาก Coffee vector created by macrovector – www.freepik.com
งานวิจัย Theory and Practice of the Design of Monthly Reports
บทความที่เกี่ยวข้อง
มาเรียนรู้การใช้ Google Sheet Query Function ผ่านการฝึกวิเคราะห์ข้อมูลแพลตฟอร์ม Food Delivery กันเถอะ
เคยสงสัยกันไหมกันว่า Data Analyst ในชีวิตจริงพวกเราทำงานกันอย่างไร ? ในบทความนี้จะชวนมาวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรม SQL ในธีม “Customer Review”
จากการวิเคราะห์ข้อมูลบนเว็บไซต์ Science Publisher ที่ให้บริการขายลิขสิทธิ์บทความวิจัยทั่วโลก ในหนึ่งปีจะมีบทความที่ขายในเว็บไซต์นี้อย่างต่ำก็ 600 บทความ มูลค่ารวมทั้งปีจะอยู่ราว ๆ 100 ล้านบาท
เคยสงสัยกันไหมกันว่า Data Analyst ในชีวิตจริงพวกเราทำงานกันอย่างไร ? ในบทความนี้จะชวนมาวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรม SQL ในธีม “Car Dealer”
