[รีวิว] Template แจกฟรีทำ Privacy Policy, Consent form และอื่น ๆ ตามกฏหมาย PDPA พร้อมแนวทางการนำไปใช้ โดยทีมงาน DGA

แม้ว่ากฏหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA จะเลื่อนออกไปประมาณเกือบปี (เลื่อนไปบังคับใช้ 1 มิถุนายน 2565 ประกาศทางการจากกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม) แต่กฏหมาย PDPA ต้องการการออกแบบโครงสร้างการดำเนินงานที่ดี จึงนับเป็นข้อดีสำหรับผู้ประกอบการที่ยังไม่ได้เตรียมตัวอะไร ให้มีเวลาเตรียมตัวได้มากขึ้น และบทความนี้จะช่วยให้คุณจัดการเอกสารตามข้อกฏหมาย PDPA ได้ง่าย ผ่าน Template แจกฟรีทำ Privacy Policy, Consent form และอื่น ๆ ตามกฏหมาย PDPA โดยทีมงาน DGA

ทีมงาน Digital Government Agency หรือ DGA คือ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัลที่ส่งเสริมการทำงานของภาครัฐผ่านการใช้เทคโนโลยีเข้ามาปรับกระบวนการทำงานทั้งหมด ซึ่งทาง DGA ได้ออกเอกสารรายงานแนวทาง และการดำเนินงานในการนำเทคโนโลยีมาใช้ในภาครัฐให้เห็นอยู่บ่อย ซึ่งแต่ละเล่มก็อ่านง่าย นำไปต่อยอดต่อได้

เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ทาง DGA ได้ปล่อย Template สำหรับจัดทำเอกสารตามข้อกฏหมาย PDPA ทั้ง 6 ชุด (บทความต้นฉบับ) โดยทางผู้เขียนจะมารีวิว และแนะนำการใช้งานแต่ละชุดดังนี้

เลือกอ่านเฉพาะหัวข้อ -

1. Privacy Policy หรือนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภายใน Privacy Policy เป็นอย่างไร?

2. Privacy Notice หรือถ้อยแถลงเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว

ภายใน Privacy Notice เป็นอย่างไร?

Privacy Notice ใช้ในกรณีไหน?

3. Consent Form หรือเอกสารแสดงความยินยอม

ภายใน Consent Form เป็นอย่างไร?

Consent Form ใช้ในกรณีไหน?

4. Data Processing Agreement หรือเอกสารข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

ภายใน Data Processing Agreement เป็นอย่างไร?

Data Processing Agreement ใช้ในกรณีไหน?

5. Record of Processing Activity หรือบันทึกรายการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

Record of Processing Activity ใช้ในกรณีไหน?

6. Cookies Policy หรือนโยบายคุกกี้

ภายใน Cookies Policy เป็นอย่างไร?

Cookies Policy ใช้ในกรณีไหน?

ตัว Template เป็นเอกสารตัวอย่างของทาง DGA เอง ทางผู้ประกอบการจึงต้องแก้ไขโลโก้ และข้อความให้สอดคล้องกับธุรกิจของตน

(Disclaimer) ทางเว็บไซต์ของเราไม่ได้ให้การรับรองหรือรับประกันใด ๆ ถึงความถูกต้องของเนื้อหานี้ เนื้อหาในบทความนี้จึงไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางกฏหมาย หากท่านผู้อ่านอยากได้รับคำปรึกษาเชิงลึก ทางเราขอแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้นโดยตรง

1. Privacy Policy หรือนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เอกสารนโยบาย มาตรการ หรือแผนการในบริษัทที่จะกระทำต่อข้อมูลส่วนตัวทั้งหมด ใช้เพื่อสื่อสาร และบังคับใช้ในองค์กร

เอกสารหลักที่จะชี้แจง และอธิบายครอบคลุมถึงกระบวนการเก็บข้อมูล ประเภทของข้อมูลที่เก็ฐ องค์กรที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการเก็บ และประมวลผลข้อมูล การนำข้อมูลไปใช้ทั้งหมด สิทธิของเจ้าของข้อมูล ระยะเวลาในการเก็บ และกระบวนการในการทำลายข้อมูลโดยเป็นเอกสารที่ใช้ภายในองค์กร และจะมีการปรับปรุงเพื่อให้สอดคล้องกับธุรกิจอยู่เสมอ

ภายใน Privacy Policy เป็นอย่างไร?

ภายในตัวเอกสารจะกล่าวตั้งแต่คำนิยาม ขอบเขตการใช้งาน แหล่งที่มาของข้อมูล วัตถุประสงค์ของการเก็บข้อมูล และสุดท้ายที่สำคัญที่สุดคือช่องทางการติดต่อ ในแต่ละส่วนทาง DGA เขียนมาให้ค่อนข้างครอบคลุมเกือบทุกอุตสาหกรรมเลย ผู้อ่านอาจจะแค่ตัดส่วนที่ไม่ได้ใช้งานออกไป แล้วเพิ่มรายละเอียดข้อมูลที่ตัวเองเก็บให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

Privacy Policy ใช้ในกรณีไหน?

ใช้ในกรณีที่มีการเก็บข้อมูลผู้ใช้ไม่ว่าทางช่องทางออนไลน์ หรือออฟไลน์เพื่อสื่อสารในองค์กร

ดาวน์โหลด Template Privacy Policy

2. Privacy Notice หรือถ้อยแถลงเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว

เหมือน Privacy Policy แต่ไว้ใช้สื่อสารกับผู้ใช้ และสาธารณะ จึงต้องอ่านเข้าใจง่าย

เอกสารหลักที่จะชี้แจง และอธิบายครอบคลุมถึงกระบวนการเก็บข้อมูล ประเภทของข้อมูลที่เก็ฐ องค์กรที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการเก็บ และประมวลผลข้อมูล การนำข้อมูลไปใช้ทั้งหมด สิทธิของเจ้าของข้อมูล ระยะเวลาในการเก็บ และกระบวนการในการทำลายข้อมูลโดยเป็นเอกสารเพื่อสื่อสารแก่สาธารณะ และจะมีการปรับปรุงเพื่อให้สอดคล้องกับธุรกิจอยู่เสมอ

ภายใน Privacy Notice เป็นอย่างไร?

โดยเอกสารนี้ดี เพราะทาง DGA ได้แนะนำได้ว่าองค์กรแบบไหนควรเขียนส่วนไหนบ้างเช่น ให้ตัดข้อ 6 ออกในกรณีที่ไม่มีส่งข้อมูลไปประมวลผลต่างประเทศ พร้อมทั้งมีข้อแนะนำอื่น ๆ ถึงการส่งแหล่งอ้างอิงให้ชัดเจน

Privacy Notice ใช้ในกรณีไหน?

ใช้ในกรณีที่มีการเก็บข้อมูลผู้ใช้ไม่ว่าทางช่องทางออนไลน์ หรือออฟไลน์เพื่อสื่อสารต่อผู้ใช้งานและสาธารณะชน

ดาวน์โหลด Template Privacy Notice

3. Consent Form หรือเอกสารแสดงความยินยอม

แบบฟอร์มที่ไว้ใช้ชี้แจงการเก็บข้อมูลเพื่อขอความยินยอมจากผู้ใช้ในการเก็บข้อมูล ซึ่งจะไว้ใช้เป็นหลักฐานหากมีข้อพิพาทภายหลังต่อไป สามารถเก็บในรูปแบบเอกสาร หรือเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ก็ได้

ภายใน Consent Form เป็นอย่างไร?

ตัวเอกสาร Consent Form ทาง DGA ออกแบบมาให้เป็นสำหรับการบันทึกความยินยอมแบบเป็นลายลักษณ์ มีการเซ็นเอกสาร ซึ่งในบางกรณีผู้ประกอบสามารถเก็บในรูปแบบข้อมูลดิจิตอลแทนก็ได้ แต่สิ่งที่สามารถนำไปปรับใช้ได้คือ “ความชัดแจ้ง” ของการขอความยินยอมในการใช้ข้อมูลส่วนตัว

Consent Form ใช้ในกรณีไหน?

ใช้ในกรณีที่ทางองค์กรขออนุญาตผู้ใช้งานก่อนเก็บข้อมูล โดยต้องสื่อสารให้เข้าใจง่าย ไม่บังคับ ไม่หลอกลวง เพื่อให้สิทธิการตัดสินใจในเรื่องความยินยอมในการใช้ข้อมูลแก่ผู้ใช้อย่างแท้จริง

ดาวน์โหลด Template Consent Form

4. Data Processing Agreement หรือเอกสารข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

ตัวอย่างเอกสาร Data Processing Agreement

เอกสารสัญญาในการประมวลผลข้อมูลกรณีที่องค์กรว่าจ้างบุคคล หรือบริษัทให้ประมวลผลข้อมูลให้ โดยใช้แนบกับเอกสารสัญญาการจ้างงาน

ภายใน Data Processing Agreement เป็นอย่างไร?

ตัวเอกสาร Data Processing Agreement คือสัญญาในการว่าจ้างประมวลผลข้อมูลระหว่างองค์กร กับบุคคล หรือองค์กรอื่นโดยต้องมีการเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานทั้งสองฝ่าย จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ต้องทำ Data Processing Agreement เหมือนกันแล้วชอบตัวเอกสารชุดนี้ เพราะตอนเขียนเอง ต้องปรับแก้กันไปกันมาระหว่างทีมผู้ควบคุมข้อมูล กับผู้ประมวลผลข้อมูลนานมาก กว่าจะได้เริ่มงาน ถ้าใช้ของ DGA เป็นมาตรฐานก็จะช่วยลดเวลาตรงนี้ไปได้เยอะ

Data Processing Agreement ใช้ในกรณีไหน?

ใช้ในกรณีที่เรามีการว่าจ้างบุคคลภายนอก หรือบริษัทในการประมวลผลข้อมูล ตัวเอกสารนี้เป็นข้อกำหนดที่ต้องทำให้สอดคล้องว่า เราว่าจ้างนักวิเคราะห์ข้อมูลให้วิเคราะห์อะไร ส่งไฟล์ข้อมูลยังไง จะลบไฟล์ข้อมูลยังไง อันนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่ปรึกษาด้านข้อมูลโดยเฉพาะที่ต้องทำสัญญาให้ถูกต้องตามกฏหมาย

ดาวน์โหลด Template Data Processing Agreement

5. Record of Processing Activity หรือบันทึกรายการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

ตัวอย่างเอกสาร Record of Processing Activity

เอกสารที่ต้องจัดทำเพื่อส่งให้บุคคลภายนอกกรณีมีข้อเรียกร้องเรื่องการละเมิดกฏหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนตัว โดยองค์กรควรทำเป็นระยะเพื่อเป็นหลักฐาน

Record of Processing Activity ใช้ในกรณีไหน?

กรณีที่มีผู้เรียกร้องโดยหน่วยงานทางกฏหมายที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ตัวเจ้าของข้อมูลส่วนตัวเอง ต้องการดูบันทึกการเก็บข้อมูลส่วนตัว ตัวองค์กรธุรกิจต้องสามารถจัดทำเอกสารในรูปแบบใน Template เพื่อรายงานต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ ตั้งแต่การลงชื่อเพื่อเข้าอาคาร การใช้กล้องวงจรปิด และอื่น ๆ

ดาวน์โหลด Template Record of Processing Activity

6. Cookies Policy หรือนโยบายคุกกี้

เนื่องจากรายละเอียดเรื่องคุกกี้ค่อนข้างละเอียดจึงได้มีเอกสารแยกสำหรับอธิบายเรื่องคุกกี้โดยเฉพาะ โดยอธิบายตั้งแต่ว่าคุกกี้คืออะไร องค์กรของเราใช้คุกกี้อะไรบ้าง เก็บคุกกี้นานเท่าไหร่ เก็บไปทำอะไร ระยะเวลาในการเก็บนานแค่ไหน เพื่อสื่อสารกับสาธารณะชน และผู้ใช้เป็นหลัก

ถึงแม้เว็บไซต์ของเราจะเก็บแค่ Cookie ก็ควรต้องชี้แจงผู้ใช้ด้วยว่าเก็บ Cookie อะไรบ้าง และเก็บทำไม หากคุณผู้อ่านสนใจ เรายังมีบทความอธิบาย Cookie พร้อมวิธีตรวจเช็ค Cookie แบบบ้าน ๆ ให้ได้ศึกษาเพิ่มเติมด้วย

ภายใน Cookies Policy เป็นอย่างไร?

ภายในเอกสารนอกจากจะต้องอธิบายความหมายของคุกกี้ให้อ่านเข้าใจง่ายแล้ว ยังต้องชี้แจงคุกกี้ทั้งหมดที่ใช้ในระบบด้วย ซึ่งการจะระบุได้ ผู้อ่านอาจจะต้องให้นักพัฒนาระบบมาช่วยตรวจสอบและเขียนให้ เพื่อให้ครอบคลุมตามกฏหมาย หรืออ่านบทความอธิบาย Cookie พร้อมวิธีตรวจเช็ค Cookie แบบบ้าน ๆเพื่อตรวจสอบหาคุกกี้ด้วยตัวเอง

Cookies Policy ใช้ในกรณีไหน?

กรณีที่สินค้า หรือบริการของผู้ประกอบการมีการใช้คุ้กกี้ โดยเอกสารชุดนี้ จะรวมเป็นชุดเดียวกับ Privacy Notice ก็ได้

ดาวน์โหลด Template Cookies Policy

เป็นยังไงกันบ้าง การที่ทาง DGA ทำเอกสารออกมาให้ ทำให้การวางแผนเรื่องนโยบายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวทำได้ง่ายขึ้น ลดการใช้บริการผู้เชี่ยวชาญภายนอกลง ซึ่งทำให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินการตามกฏหมายได้ง่ายขึ้นในต้นทุนที่ต่ำ

มาช่วยกันสร้างโลกออนไลน์ที่โปร่งใส ต่อ ความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้กันนะครับ 🤩

ขอบคุณภาพประกอบจาก Business negotiation vector created by iconicbestiary – www.freepik.com

มีคำถามสงสัยเพิ่มเติม ?

หากคุณสนใจเกี่ยวกับเรื่องที่เราเขียน สิ่งที่เราทำ และโครงการที่เราตั้งใจจะดำเนินงานในอนาคต คุณสามารถติดต่อพูดคุยกับเราได้

ติดต่อเรา

ขอบคุณแหล่งอ้างอิงจาก

ถาม – ตอบสั้น ๆ กับ Datayolk

Privacy Policy หรือ นโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล คืออะไร?

Privacy Notice หรือ ถ้อยแถลงเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว คืออะไร?

เอกสารหลักที่จะชี้แจง และอธิบายครอบคลุมถึงกระบวนการเก็บข้อมูล ประเภทของข้อมูลที่เก็ฐ องค์กรที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการเก็บ และประมวลผลข้อมูล การนำข้อมูลไปใช้ทั้งหมด สิทธิของเจ้าของข้อมูล ระยะเวลาในการเก็บ และกระบวนการในการทำลายข้อมูลโดยเป็นเอกสารเพื่อสื่อสารแก่สาธารณะ และจะมีการปรับปรุงเพื่อให้สอดคล้องกับธุรกิจอยู่เสมอ

Consent Form หรือ เอกสารแสดงความยินยอม คืออะไร?

Data Processing Agreement หรือ เอกสารข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คืออะไร?

Record of Processing Activity หรือ เอกสารบันทึกรายการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คืออะไร?

Cookie Policy หรือ นโยบายคุกกี้ คืออะไร?